Automatisierte Workflows & Organisation
Privacy Dashboard nutzen
In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie Du das Privacy Dashboard von KlickTipp nutzt. Dort kannst Du die Datenschutz-Einstellungen Deiner Kontakte zu verwalten.
Auskunftsanfragen manuell beantworten
- Klicke dazu im Menü auf → Tools → Privacy Dashboard.
- Wähle dann → Dashboard → Filter → Auskunft angefragt.
- Du siehst nun alle offenen Anfragen. Um die Anfrage zu beantworten, klicke einfach auf den Button → Vorschau neben dem jeweiligen Kontakt.
- Du erhältst eine Ansicht der E-Mail, die Deinem Kontakt zugesendet wird. Du kannst diese E-Mail beliebig über die Platzhalter und die Werkzeugleiste anpassen.
- Klicke abschließend zum Absenden unten auf den Button → Senden.
Anfragen zur Datenberichtigung manuell bearbeiten
- Wähle dazu → Dashboard → Filter → Datenberichtigung angefragt.
- Du siehst nun alle offenen Anfragen zur Datenberichtigung. Klicke hinter dem jeweiligen Kontakt auf → Bearbeiten.
- Du erhältst einen Überblick über die gespeicherten und die zu ändernden Feldwerte.
- Sobald Du die Werte geprüft hast, kannst Du die Änderung ganz bequem mit dem Button → Speichern abschließen.
Wichtig
Ein Kontakt kann seine Daten über den Datenberichtigungslink ändern. Im Feld für die Webseite muss http:// oder https:// enthalten sein. Ansonsten wird die Bearbeitung im Privacy Dashboard nicht abgeschlossen. Es erscheint ein Fehler. Achte darauf, dass das Protokoll http:// oder https:// korrekt hinzugefügt wird. Erst dann kann die Anfrage erfolgreich abgeschlossen werden.
Löschanfragen manuell bearbeiten
- Wähle dazu → Dashboard → Filter → Löschanfragen.
- Du siehst nun alle offenen Löschanfragen. Klicke hinter dem jeweiligen Kontakt auf → Löschen.
- Es erscheint eine Meldung, dass das Löschen der Daten endgültig ist. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Nach dem Klick auf → Löschen wird der Kontakt direkt mit allen Informationen aus der Contact Cloud gelöscht.
Wusstest Du schon?
Du kannst Kontakte auch direkt unter → Kontakte → Kontakte löschen. In dem Fall verschwinden manuell zu bearbeitende Löschanfragen auch im Privacy Dashboard.
Alle Anfragen automatisch beantworten lassen
- Klicke links im Menü auf → Einstellungen.
- Wähle die einzelnen Optionen, die Du automatisieren möchtest durch Klick auf die Checkbox aus.
- Achte dabei bitte besonders auf die roten Hinweise, die Dir erklären, was nach dem Speichern passiert.
Sonstige Einstellungen vornehmen
- Wähle links im Menü → Einstellungen.
- Wähle eine Absender-E-Mail-Adresse oder ein Absenderprofil.
- Wähle E-Mail-Adressen, an die die Selbstauskunfts-E-Mail in CC bzw. BCC gehen soll.
- Wähle ggf. einen Outbound, der bei einer Löschanfrage ausgelöst werden soll. Die Funktion → Outbound hilft Dir, nachfolgende Prozesse zu steuern. So kannst Du z. B. die Löschung des Datensatzes auch in Drittsystemen veranlassen. Mehr Informationen findest Du im Beitrag: Outbound bei Löschanfragen nutzen.
- Wähle, ob der Button → Austragen und Daten dauerhaft löschen auf der Austragungsseite angezeigt werden soll. Frage vorab Deinen Datenschutzbeauftragten, ob dies in Deinem Fall zulässig ist.
- Entscheide, ob Du eigene Dankeschön-Seiten nutzen möchtest. Dies ist für Selbstauskunfts- und Datenberichtigungslink möglich.
- Trage eine URL ein und hänge ihr optional Parameter für Kontakt-ID und E-Mail-Adresse an.
Selbstauskunfts-E-Mail individuell anpassen
- Wähle links im Menü → Auskunfts-E-Mail.
- Passe den Textbereich der E-Mail mit Hilfe der Platzhalter und der Werkzeugleiste nach Deinen Wünschen an.
- Folgende Informationen sind stets erforderlich und werden automatisch hinzugefügt.
- Wähle vorne über die Checkboxen die Stammsatzfelder aus, die enthalten sein sollen.
- Bestimme den Inhalt der Fußzeile ganz nach Deinen Wünschen.
- Klicke abschließend auf → Speichern.
