Calendly Integration: Termine mit KlickTipp automatisieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Voraussetzungen

• KlickTipp-Konto mit API-Zugang: Prüfe, ob Du ein Premium-Abo oder höher hast, um die API nutzen zu können.
• Calendly-Account: Stelle sicher, dass Du einen aktiven Calendly-Account hast.
• n8n-Installation: n8n und die KlickTipp-Node sollten installiert und erreichbar sein.
  • n8n einrichten – am Beispiel von Elestio
  • KlickTipp Community-Node installieren

Calendly API-Zugang einrichten

• Wechsle in Calendly zum Bereich → Integrationen und Apps.
• Navigiere zu → Personal Access Tokens  und erstelle einen neuen Token.
• Gib dem Token einen Namen, z. B. → KlickTipp-Integration.
• Wähle als Scope → Read & Write.
• Speichere den API-Key, da Du ihn später in n8n brauchst.

Stammsatzfelder in KlickTipp erstellen

Name	Typ
Calendly_event_name	Zeile
Calendly_join_url	URL
Calendly_reschedule_url	URL
Calendly_cancel_url	URL
Calendly_event_start	Datum & Zeit
Calendly_event_end	Datum & Zeit
Calendly_invitee_timezone	Zeile

n8n Workflow: Import, Authentifizierung und Test

Workflow Import

• Rufe die Seite mit dem gewünschten Workflow auf und klicke auf → Use Workflow.  Ein Popup mit verschiedenen Aktionen wird angezeigt.
• Klicke im Popup auf → Copy Template to Clipboard.  Damit kopierst Du den Workflow-Inhalt (als JSON) in Deine Zwischenablage.
• Öffne n8n, erstelle einen neuen Workflow und klicke in den leeren Inhaltsbereich des Editors. Füge den kopierten JSON-Inhalt mit → STRG+V  (Windows) oder → CMD+V  (Mac) ein.
• Vergib oben links einen Namen für Deinen Workflow und speichere ihn.

Calendly-Node Authentifizierung einrichten

• Öffne die Calendly-Node mit einem Doppelklick.
• Gehe zu → Credential to connect with  und wähle → Create New Credential.
• Trage den Calendly API-Key aus Schritt 1 ein.
• Lege fest, welche Events überwacht werden sollen:
  • Event Created (Buchungen)
  • Event Cancelled (Stornierungen)

KlickTipp-Node Authentifizierung einrichten

• Öffne die KlickTipp-Node mit einem Doppelklick.
• Gehe zu → Credential to connect  und wähle → Create New Credential.
• Trage Deinen KlickTipp-Benutzernamen und Dein Passwort ein.
• Falls erforderlich, wähle einen passenden Opt-in-Prozess aus.
• Verbinde die Calendly-Felder mit den passenden KlickTipp-Stammsatzfeldern.

Workflow aktivieren

• Klicke in n8n auf → Save,  um den Workflow zu speichern.
• Wähle → Inactive,  um den Workflow zu aktivieren.

Integration testen

• Buche einen Test-Termin über Deinen Calendly-Link.
• Prüfe, ob die Daten korrekt in KlickTipp übertragen wurden.
• Storniere den Termin und prüfe, ob der Status entsprechend aktualisiert wurde.

Integrationstemplate konfigurieren

Mapping anpassen

• Stelle sicher, dass alle erforderlichen Felder von Calendly korrekt in KlickTipp übertragen werden. Achte dabei besonders darauf, dass:
  • Alle relevanten Informationen aus Deinen Calendly-Events erfasst werden
  • Alle benötigten Stammsatzfelder in KlickTipp richtig angelegt und zugeordnet sind
• Falls Du zusätzliche Informationen speichern möchtest, kannst Du:
  • Neue Felder in Calendly hinzufügen (z. B. Notizen, Fragen oder individuelle Textfelder)
  • Diese Felder in KlickTipp als Stammsatzfelder anlegen
  • Im Workflow die Werte in der Node anpassen, damit sie im gewünschten Format konvertiert werden und die Feld-Zuordnung in der KlickTipp-Node korrekt ist.

Tags verwenden

• Nutze die Möglichkeit, Kontakte in KlickTipp automatisch mit Tags zu versehen. Tags ermöglichen es, Deine Kontakte in verschiedene Zielgruppen zu unterteilen und gezielte Kampagnen zu steuern.
• Beispiele:
  • Tag → Strategiegespräch gebucht
  • Tag → Hat Termin storniert

Opt-In-Prozess anpassen

• Achte darauf, dass der in der KlickTipp-Node ausgewählte Opt-in-Prozess zu Deinem Szenario passt.
• Wenn Du verschiedene Opt-In-Prozesse für unterschiedliche Zielgruppen nutzt, passe diese entsprechend an.
• Beispiele:
  • Spezifische Opt-In-E-Mail-Inhalte für Webinare oder Coaching-Gespräche
  • Weiterleitungen zu verschiedenen Bestätigungs- und Dankeschön-Seiten

Nächste Schritte in KlickTipp

• E-Mail-Automation: Erstelle eine Kampagne, die automatisch E-Mails basierend auf den übermittelten Daten versendet. Zum Beispiel:
  • Eine Begrüßungsmail nach der Anmeldung.
  • Eine Erinnerung an das Webinar 24 Stunden vor Beginn.
  • Eine Follow-Up-Mail mit weiterführenden Informationen oder Angeboten.
• Personalisierung: Nutze die in den Stammsatzfeldern gespeicherten Daten, um Deine Nachrichten zu personalisieren (z. B. durch die Anrede oder spezifische Interessen).

Segmentierung und Filter

• Zielgruppen-Segmentierung: Erstelle Kontaktgruppen basierend auf Tags und Stammsatzfeldern. Zum Beispiel:
  • Alle Teilnehmer eines bestimmten Webinars.
  • Kontakte mit Interesse an bestimmten Themen.
• Filter erstellen: Verwende Filter, um Kontakte gezielt für bestimmte Kampagnen oder Newsletter auszuwählen.

Analytics und Optimierung

• Statistiken überwachen: Behalte die Öffnungs- und Klickraten Deiner Kampagnen im Auge, um ihre Effektivität zu bewerten.
• A/B-Tests durchführen: Teste verschiedene Varianten von E-Mails, um herauszufinden, welche Version am besten funktioniert.

Weitere Ressourcen