Automatisierte Workflows & Organisation
Calendly Integration: Termine mit KlickTipp automatisieren
Möchtest Du Deine Calendly Integration optimieren? Mit dieser Anleitung lernst Du, wie Du Calendly nahtlos mit KlickTipp verbindest. So kannst Du Termine, Buchungen und Event-Daten automatisch in Dein KlickTipp-Konto übertragen und effizient für Dein E-Mail-Marketing nutzen.
Dank der Calendly Integration werden Event-Details, Teilnehmerdaten und Buchungsstatus automatisch verarbeitet und gespeichert. So hast Du alle wichtigen Informationen zentral verfügbar und kannst Deine Workflows optimal automatisieren.
In nur wenigen Schritten zeigen wir Dir:
- Wie Du einen Workflow in N8n importierst und anpasst.
- Wie Du Calendly mit KlickTipp verbindest.
- Wie Du Stammsatzfelder und Feld-IDs richtig einrichtest, um die Datenübertragung zu automatisieren.
- Wie du N8n einfach selbst über elestio hosten kannst, zeigen wir Dir im Beitrag zur elestio-Grundinstallation.
Wichtig zu wissen
Bevor Du Workflows importieren kannst, stelle sicher, dass die aktuelle KlickTipp Community Node in Deinem N8n-Konto installiert ist. Eine Anleitung findest Du im Beitrag KlickTipp Community Node in n8n installieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Workflow in N8n importieren
- Öffne den Start- oder Home-Bildschirm von N8n.
- Klicke oben rechts auf die Schaltfläche → Add Workflow, um einen neuen Workflow zu erstellen.
- Daraufhin öffnet sich ein leerer Editor, in dem Du Deinen Workflow erstellen kannst.
- Import durchführen
- Klicke oben rechts im Editor auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen.
- Wähle im Menü den Punkt → Import from File aus. Lade Dir dazu hier direkt die passende Workflow-Import-Datei herunter.
- Wähle die heruntergeladene JSON-Datei aus und klicke auf → Öffnen, um sie zu importieren.
- Der Workflow wird automatisch importiert und direkt im Editor angezeigt.
Kalender-Integration konfigurieren
- Calendly-Node öffnen
- Doppelklicke auf die Calendly-Node im Workflow, um sie zu bearbeiten.
- Erstelle unter → Credential to connect with neue Zugangsdaten (Credentials), um die Verbindung herzustellen.
- Zugangsdaten hinterlegen
- Klicke auf → Create New Credential, um neue Zugangsdaten zu erstellen.
- Wähle zwischen API Key oder Personal Access Token, je nachdem, was Du verwenden möchtest.
- Gib Deinen Calendly API Key ein. Eine Anleitung zur Erstellung findest Du im Beitrag Authentifizierung mit persönlichen Zugangstoken.
- Scope definieren
- Entscheide, ob Du alle Buchungen überwachen möchtest (Organisation/Organization) oder nur spezifische Events eines einzelnen Nutzers (User).
- Wähle die Events aus, die Du überwachen möchtest – beispielsweise → Event Created und → Event Cancelled.
Vorbereitungen innerhalb des KlickTipp Kontos
- Stammsatzfelder erstellen
- Erstelle in Deinem KlickTipp-Konto alle notwendigen Stammsatzfelder, wie → Join-URL, → Reschedule-URL, → Cancel-URL, Start- und Endzeiten sowie den Event-Namen. So kannst Du die von Calendly übertragenen Informationen im Stammsatz Deiner Kontakte speichern.
Hier haben wir eine Übersicht für Dich zusammengestellt:
| Feld-Name | Feld-Typ |
|---|---|
| Calendly_event_name | Zeile |
| Calendly_join_url | URL |
| Calendly_reschedule_url | URL |
| Calendly_cancel_url | URL |
| Calendly_event_start_datetime | Datum & Zeit |
| Calendly_event_end_datetime | Datum & Zeit |
| Calendly_invitee_start_date | Datum |
| Calendly_invitee_end_date | Datum |
| Calendly_invitee_start_time | Zeit |
| Calendly_invitee_end_time | Zeit |
| Calendly_invitee_timezone | Zeile |
KlickTipp-Integration konfigurieren
- Authentifizierung in Klick Tipp-Node
- Doppelklicke auf die KlickTipp-Node, um sie zu öffnen.
- Wähle unter → Credential to connect with die Option → Create New Credential, um neue Zugangsdaten zu erstellen.
- Benutzerdaten eingeben
- Trage den Benutzernamen und das Passwort aus Deinem KlickTipp-Hauptkonto ein.
- Falls Du ein Unterkonto mit einer spezifischen Rolle (z. B. API) angelegt hast, kannst Du auch dessen Zugangsdaten verwenden.
- Felderzuordnung / Mapping festlegen
- Ordne die bereits ausgefüllten Werte unter → Field Value in der importierten KlickTipp Node Deinen passenden, neu erstellten Calendly-KlickTipp-Stammsatzfeldern unter → Field Name zu.
- Orientiere Dich beim Auswählen der Feldnamen einfach an der Reihenfolge der Tabelle. Achte dabei darauf, dass die Standard-Felder für Vor- und Nachnamen vor den zusätzlichen Stammsatzfeldern stehen.
Workflow speichern und aktivieren
- Speichere den Workflow, indem Du oben rechts auf → Save klickst.
- Aktiviere den Workflow, indem Du auf die Schaltfläche Inactive klickst, um den Status auf Active zu setzen.
- Ab jetzt werden die Calendly-Buchungen automatisch durch den Workflow verarbeitet und in KlickTipp importiert.
Mit der Calendly Integration in KlickTipp kannst Du Daten effizient verarbeiten und Events automatisch verwalten. Nutze diese Verbindung, um Dein E-Mail-Marketing zu optimieren und Deine Workflows zu automatisieren. Viel Erfolg bei der Einrichtung!
